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24/08/2023 - 15h26Parceria qualifica gestão de documentos eletrônica no TJMGInstituição selou contrato com Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia
Documentos eletrônicos administrativos e judiciais do TJMG são alvo de projeto de pesquisa (Crédito: Imagem ilustrativa)
A área de gestão documental, um dos ramos nos quais o trabalho do Tribunal de Justiça de Minas Gerais é referência para o País, deu mais um passo para firmar sua atuação. Uma parceria do Judiciário estadual mineiro com o Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia (IBICT) e a Fundação de Desenvolvimento da Pesquisa da Universidade Federal de Minas Gerais (Fundep/UFMG) vai possibilitar a gestão dos documentos e processos eletrônicos, objetivando sua destinação final (eliminação ou guarda permanente). O contrato, selado em abril de 2022, tem vigência de 24 meses, podendo ser prorrogado.
De acordo com o 2º vice-presidente do TJMG e superintendente da Escola Judicial Desembargador Edésio Fernandes (Ejef), desembargador Renato Dresch, a colaboração visa à preservação do acervo arquivístico digital, que, com a modernização, a informatização progressiva e o advento do processo judicial eletrônico (PJe), torna-se imprescindível para a segurança jurídica e, em longo prazo, para a proteção e o resguardo da história da justiça estadual mineira. “Essa iniciativa, de caráter estratégico e altamente inovador, gera conhecimento e também poderá subsidiar decisões futuras”, diz.
O 2º vice-presidente, desembargador Renato Dresch, frisa a importância histórica e estratégica da preservação de documentos digitais (Crédito: Cecilia Pederzoli/TJMG)
O desembargador Renato Dresch ressalta que os documentos sob a custódia do Poder Público cumprem prazos de guarda específicos para que possam ser eliminados ou recolhidos à guarda permanente. “Além disso, processos judiciais e administrativos são uma fonte de informação preciosa para as gerações vindouras e para pesquisadores. Esses documentos registram a evolução e as transformações do Direito, das práticas profissionais e da nossa sociedade. Por isso, o mesmo cuidado que temos com o material em papel deve existir com o contingente em meio digital”, afirma o superintendente da Ejef.
Segundo o desembargador Renato Dresch, no ambiente eletrônico há o desafio de superar as ameaças de degradação física e da rápida obsolescência de equipamentos tecnológicos, softwares e formatos de arquivos digitais. “Nossa preocupação é a manutenção dos documentos em ambiente seguro e em condições que garantam sua integridade, acessibilidade e durabilidade”, enfatiza.
O TJMG investe no desenvolvimento de uma proposta apropriada para a manutenção de documentos eletrônicos desde 2005, ano de criação do Conselho Nacional de Justiça (CNJ). O CNJ também lançou persas recomendações e resoluções a respeito desde meados dos anos 2010. Uma das mais importantes é a Resolução 324/2020, que instituiu diretrizes e normas de Gestão de Memória e de Gestão Documental e versa sobre o Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname).
Preocupação
Segundo o juiz auxiliar da 2ª Vice-Presidência, Carlos Márcio de Souza Macedo, o Tribunal detém informações que devem ficar acessíveis à sociedade, e a parceria com o IBICT, um órgão de referência na área, demonstra o compromisso da instituição com a iniciativa estratégica de Gestão de Documentos Eletrônicos, liderada pela 2ª Vice-Presidência.
“Esse trabalho se volta para a gestão de documentos eletrônicos, a preservação e o amplo acesso de tudo o que é produzido em 1º e em 2º grau, no âmbito judicial e administrativo. Abarca, neste momento, o Diário Judiciário eletrônico (DJe) e o Processo Judicial Digital (Projudi), sistema de tramitação processual dos juizados especiais, que foi substituído pelo PJe. Os documentos e processos de guarda permanente serão armazenados, de forma segura, pelo software Archivematica, e disponibilizados para acesso público numa plataforma web de descrição arquivística denominada Access To Memory (AtoM)”, diz.
O juiz auxiliar da 2ª Vice-Presidência, Carlos Márcio Macedo, salienta o empenho do TJMG em garantir a segurança, a autenticidade e a acessibilidade dos dados (Crédito: Juarez Rodrigues/ TJMG)
De acordo com o magistrado, a AtoM gere o ingresso de conteúdos digitais novos e contém a descrição detalhada dos processos disponíveis, permitindo que o que se deseja seja encontrado com facilidade. “Essa plataforma, já implementada em ambiente de produção, está disponível para o público externo e interno do Tribunal. Com essa iniciativa, o TJMG mostra seu empenho em garantir a segurança, a autenticidade e a acessibilidade dos dados, bem como a racionalidade dos serviços prestados à população e a transparência de suas atividades, do ponto de vista administrativo e jurisdicional, em conformidade com as normas estabelecidas pelo CNJ e pelo próprio TJMG”, conclui.
Saber compartilhado e inovação
O diretor executivo de Gestão Documental, Fernando Rosa de Sousa, afirma que se trata de um projeto de pesquisa, pois o tema é novo e ainda não há conhecimento consolidado para fazer isso, na instituição, nem paradigmas externos a seguir. O IBICT, vinculado ao Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovações, foi escolhido por possuir expertise em organização, armazenamento e disseminação da informação e na transferência de tecnologias.
“A aquisição do conhecimento sobre o tema otimiza e qualifica o que fazemos para manter e preservar os dados produzidos na instituição, revelando-se um ganho significativo em eficiência. Muita gente pensa que salvar um conteúdo e colocá-lo na nuvem é suficiente, mas não é assim. O documento digital ocupa espaço, existe um limite para o armazenamento desse conteúdo, serviço que também tem custos elevados, assim como ocorre com os documentos físicos”, ressalta.
O diretor executivo de Gestão da Informação Documental, Fernando Rosa, afirma que a iniciativa assegura racionalidade na preservação do acervo (Crédito: Mirna de Moura / TJMG)
Segundo o diretor, um dos princípios básicos da área é que não se pode nem se deve guardar tudo. É preciso selecionar o que salvaguardar e organizar esse material de forma que ele possa ser resgatado facilmente. “Só se deve manter o efetivamente necessário. Passado o prazo da temporalidade fixada, os documentos são eliminados. Isso evita o acúmulo indiscriminado, que produz a chamada ‘massa documental’, no caso, eletrônica. Com isso, a sociedade pode ter acesso aos documentos institucionais mais importantes de forma mais organizada, mais racional”, pontua.
Fernando Rosa afirma ainda que esse movimento vem acontecendo em todo o Brasil, com outros tribunais perseguindo os mesmos objetivos, um foco do próprio CNJ, mas não havia até então uma estratégia pronta. “Trocando experiências com outros tribunais, esperamos obter know-how a fim de tornar a gestão de documentos eletrônicos efetiva no Judiciário nacional”, conclui.
Progresso
De acordo com a gerente de Arquivo e Gestão Documental e de Gestão de Documentos Eletrônicos e Permanentes, Simone Meireles Chaves, a preservação de dados do Processo Judicial Digital (Projudi), adotado nos juizados especiais, e do Diário judiciário eletrônico (DJe), empregado nas comunicações oficias desde maio de 2008, se dará através da implementação de um Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq), no caso, o Archivematica.
O acesso é possibilitado por uma plataforma que, no TJMG, recebeu o nome de Acervo Minas Justiça. Para que as informações sejam extraídas, usa-se uma camada de barramento tecnológico: o modelo de preservação Hipátia, construído pelo IBICT em parceria com o Tribunal de Justiça do Distrito Federal e Territórios (TJDFT).
A gerente Simone Meireles Chaves ressalta a qualidade do trabalho desenvolvido pelo projeto de pesquisa (Crédito: Mirna de Moura / TJMG)
“No âmbito do DJe, o ambiente de preservação e acesso para os documentos já está implementado no Tribunal em ambiente de homologação, ou seja, de testes, em fase de validação pela área de arquivo e pela Diretoria Executiva de Informática (Dirfor). No caso do Projudi, os esforços se concentram na recuperação de metadados e documentos e na busca de recursos e ferramentas que possibilitem a destinação final dos processos e documentos. Trata-se de uma ação marcada pela exímia qualidade técnica”, diz.
Segundo a gerente Simone Chaves, atualmente, há iniciativas semelhantes no TJDFT, no Tribunal de Justiça de Rondônia, no Tribunal Regional do Trabalho da 4ª Região, no Tribunal Regional Eleitoral da Paraíba, no Superior Tribunal de Justiça, no Superior Tribunal Militar e no Tribunal Superior Eleitoral.
Patrimônio
A coordenadora de Gestão de Documentos Eletrônicos, Bárbara Wacha de Melo, afirma que os documentos digitais, assim como os tradicionais em papel, refletem as atividades exercidas pelo Tribunal no cumprimento de sua função e constituem instrumentos de apoio à administração, elementos de prova e informação e o patrimônio da instituição.
“Em curto e médio prazo, a preservação desse material é vital para o acompanhamento e o progresso dessas atividades, para a prestação de contas e a segurança jurídica. Em longo prazo, protege-se a história da organização. Planos e políticas de preservação do acervo documental digital são fundamentais devido à obsolescência tecnológica e à fragilidade do suporte, que exacerbam os riscos de perda da memória institucional”, avalia.
Para a coordenadora Bárbara Wacha, a maior diferença entre o papel e documento digital é o modo como o suporte é tratado. “Nos documentos eletrônicos a informação está separada do seu suporte, exigindo estratégias diferentes de preservação com padrões, normas e critérios específicos. A correta aplicação da gestão documental simplifica a localização e a recuperação de informações; racionaliza a produção, a tramitação e o uso e garante a destinação de maneira consciente, respaldada por normas vigentes”, diz.
A coordenadora Bárbara Wacha de Melo (1ª à esq.) em reunião das equipes da 2ª Vice-Presidência e do Ibict (Crédito: Riva Moreira / TJMG)
A arquivista enumera outros ganhos de caráter estratégico na iniciativa: documentos organizados e rapidamente acessíveis e recuperáveis; redução de gastos com a otimização de espaços de armazenamento; autenticidade dos documentos autênticos, que assim representam a garantia de direitos; diminuição de custos com a produção de cópias; segurança na tomada de decisão; minimização do risco de perda de informações relevantes; preservação do patrimônio arquivístico e da memória institucional do TJMG; e redução da massa documental acumulada.
Realização
A parceria do TJMG com o IBICT, que também envolve a Fundep/UFMG, para fazer a gestão financeira do contrato, está sob a responsabilidade da Gerência de Arquivo e Gestão Documental e de Gestão de Documentos Eletrônicos e Permanentes (Gedoc) e a Coordenadoria de Gestão de Documentos Eletrônicos (Codege), que são vinculadas à Diretoria Executiva de Gestão da Informação Documental (Dirged).
Produção de dados em formato digital é crescente e requer gestão de documentos eletrônicos (Imagem ilustrativa)
Estruturado em várias etapas e com entregas múltiplas, o projeto possui quatro grandes etapas de desenvolvimento: avaliação do contexto do escopo informacional, tecnológico e computacional do TJMG; estruturação dos modelos de gestão, preservação e acesso aos documentos; implementação dos modelos definidos em cada sistema escopo; e disseminação do produto resultante do projeto ao público interno e externo do TJMG.
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Fonte:
TJ Minas Gerais
25/08/2023 (00:00)