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06/12/2018 - 16h00SEI traz economia e agilidade na tramitação de documentosFerramenta reduziu gastos com papel e transporte de documentos

A inserção dos recursos de informática na rotina de trabalho do Tribunal de Justiça de Minas Gerais (TJMG) traz ganhos não só internos, mas para toda a sociedade. Um exemplo são os resultados apresentados pelo Sistema Eletrônico de Informações (SEI), que completou em novembro um ano de implantação em todas as comarcas mineiras. Houve ganhos elevados para o TJMG, tanto nos custos quanto na economia de tempo na tramitação dos processos administrativos. Essa economia repercute em uma prestação jurisdicional mais célere à sociedade. O SEI permite a gestão e o processamento eletrônico de documentos, expedientes e processos administrativos. Por dispensar o papel e a impressão, ele é mais sustentável e econômico, melhorando o ambiente de trabalho nas secretarias e gabinetes e reduzindo os custos com o armazenamento de documentos. A juíza auxiliar da Presidência Rosimere das Graças do Couto destaca a economia, celeridade e sustentabilidade trazidas com o uso do SEI “Em apenas um ano de implantação do SEI, os números já demonstram benefícios para a administração do Tribunal, tais como: economia, celeridade e sustentabilidade. Dou especial destaque para a formalização de convênios e contratos da Diretoria Executiva da Gestão de Bens, Serviços e Patrimônio (Dirsep), que passou a tramitar 100% eletronicamente nesta gestão e trouxe rapidez e excelência ao setor. A ideia é cada vez mais disseminarmos o uso do SEI e implantarmos módulos que propiciem gestão mais eficiente”, comenta a juíza auxiliar da Presidência e gestora do sistema, Rosimere das Graças do Couto. Economia A coordenadora da implantação do SEI, Fernanda Mendes, afirma que o sistema eletrônico reduziu o consumo de materiais de escritório necessários à autuação dos processos em papel, como canetas, capas de processo, grampos metálicos, clips, etiquetas de autuação, entre outros. Dados comprovam essa constatação. No início da implantação do SEI, em 2017, em comparação com dados de 2016, houve uma redução de 17% na compra de canetas. Em 2018, a redução foi de 81%. Outro ganho observado é quanto ao uso de capa processual. Em 2017, houve uma economia de 42% na utilização de material administrativo; em 2018, de 75%, segundo informações do Sistema de Apoio à Gestão (SAG). Trata-se de uma economia elevada, pontua Fernanda Mendes. Outro ponto destacado por ela diz respeito ao quantitativo de materiais transportados via malote. Com o SEI, houve uma diminuição de 15% no serviço rotineiro, se comparado a anos anteriores, segundo dados da Coordenação de Movimentação e Expedição de Documentos (Comex). O SEI permite a gestão e o processamento eletrônico de documentos e procedimentos administrativos Celeridade Anteriormente, para o processamento de documentos entre as comarcas do interior e a capital, era necessário que o magistrado ou servidor redigisse um documento, imprimisse-o e aguardasse a data do malote para envio da demanda. Normalmente, eram necessários dois dias úteis para que o documento chegasse à capital. Devido à alta frequência de envio e de troca de documentos entre as comarcas, o prazo poderia chegar a até cinco dias. Poderia. Com o SEI, o documento é enviado e recebido instantaneamente. Para a tramitação de procedimentos internos entre as comarcas, devido a algumas delas possuírem vários prédios, era necessário usar um veículo oficial para o transporte dos documentos. Além disso, acrescenta Fernanda Mendes, às vezes era imprescindível uma assinatura de determinado responsável de outro órgão externo. Com o recurso da assinatura externa no SEI, eliminou-se a exigência de levar determinado documento para outro local em veículo oficial. Segundo Fernanda Mendes, coordenadora da implantação do SEI, o sistema eletrônico também reduziu o consumo de materiais de escritório A importância do SEI foi realçada, por exemplo, quando ocorreu a greve dos caminhoneiros, em maio. A paralisação nas estradas mineiras pouco afetou o TJMG, já que os documentos tiveram tramitação normal, via sistema eletrônico. A digitalização das pastas funcionais de magistrados e servidores no SEI permite o acesso imediato a informações pela Diretoria Executiva de Administração de Recursos Humanos (Dearhu), sem a obrigação de solicitar o desarquivamento físico do processo. Havia situações em que o pedido era requisitado de uma comarca do interior para a capital. “Tudo isso significa economia de tempo, custo com materiais e transporte”, comentou Fernanda Mendes. Novidades Em 2019, será agregado ao SEI o módulo de barramento. Essa ferramenta permitirá o envio de processos entre os órgãos. A ideia é modernizar a troca de informações e a comunicação, com soluções que contribuam para a celeridade na tomada de decisões administrativas. “O SEI-Barramento é um dos projetos que visam à evolução na tramitação de demandas no TJMG”, disse Fernanda Mendes.
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